De zoektocht naar een geschikte locatie kan heel wat tijd in beslag nemen, rekening houdend met de vereisten, beschikbaarheid en bereikbaarheid. Daarna volgt de wegbeschrijving (eigen/openbaar
vervoer), het carpooling plan, parkeergelegenheid en bewegwijzering ter plaatse. En dat terwijl je de geschikte locatie wellicht ‘in house’ hebt. “Collega’s, het event gaat door
in zaal Rubens op onze derde verdieping. Be there in time!”
Zal de uitbater zijn afspraken nakomen? Is de zaal nog wel ingedeeld zoals je ze zag bij de verkenning? En ook netjes achtergelaten? Is er geen dubbele boeking? Een
wegomlegging? Binnen je eigen omgeving heb je dit beter in de hand. “Nog even checken of mijn zaalreservatie aanvaard is en dat de zaal er netjes bij ligt. Klaar.”
De huur van een locatie buiten het bedrijf neemt een flinke hap uit het budget naar de huur van die locatie. Dat stukje budget kunnen we toch beter gebruiken? Bovendien gaat er heel wat
tijd verloren met de verhuis naar die locatie en start het event vaak te laat omdat we wachten op die éne deelnemer die wat verloren is gereden, of wiens trein vertraging heeft opgelopen.
"Kom mannen, 't is tijd. We gaan naar zaal Rubens".
Indien het evenement vrijblijvend is, zijn er mensen die afhaken omwille van de verplaatsing. Niet iedereen is bereid “to walk the extra mile”, letterlijk in dit geval. Misschien valt het
event in het weekend of sluit het omwille van reservatiemogelijkheden niet onmiddellijk aan bij de werkuren? Weer enkele afvallers ...
Door verplichte aanwezigheid kan je dit vermijden, maar wat gebeurt er dan met de motivatie van diegenen die de verre verplaatsing echt niet zien zitten? Eén niet gemotiveerde deelnemer kan
een heel negatief effect hebben op de collega's.
Als we gewoon onze werkkoffer even aan de kant schuiven, een glaasje drinken en aan de slag kunnen gaan is de kans op minder gemotiveerde deelnemers heel wat kleiner.
Dat zou inderdaad de reactie kunnen zijn bij het gebruik van een eigen locatie. Om dat te vermijden toveren we jullie vergaderzaal of refter helemaal om in het thema van het event, met fotodoeken
(backdrops), spelelementen en andere decoratie. Eenmaal het event 5 minuten bezig is, wordt de groep meegesleurd in het avontuur en wanen we ons op een eiland in de Caraïben, een Casino, …
Uiteraard hebben we hierbij goede afspraken nodig: de deelnemers worden niet gestoord door hun (werkende) collega's, ook niet voor dat ‘dringende telefoontje’.
